NEWSLETTER 2022 - 05
PROZESSMANAGEMENT
- NICHT NUR IN BEZUG AUF MWST UND ZOLLRECHT
Die meisten Unternehmen haben v.a. ihre internen Prozesse definiert, vereinheitlicht und festgehalten. Bedeutungsvoll sind jedoch auch die externen Prozesse bezüglich der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistungserbringern. Die Definition und Festlegung der Abfolge der einzelnen nötigen Schritte, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, ist Teil des Prozessmanagements. Dabei sollten steht auch die (steuerlichen) Folgen bedacht werden.
Warum sollen Prozesse definiert und festgehalten werden?
Regelmässig wechseln Mitarbeiter ihre Arbeitsstelle und suchen neue Herausforderungen in anderen Unternehmen. Meist sind diese dann schneller weg als gewünscht – und damit nicht nur die Arbeitskraft, sondern auch ein gewisses Know How. Eine Übergabe von Pendenzen – sofern diese überhaupt stattfindet – erfolgt meist nur noch halbherzig und unvollständig. Der/die Nachfolger/-in bringt zwar sein/ihr Fachwissen mit, jedoch hat er/sie keine Kenntnis von den spezifischen internen und externen Abläufen des Unternehmens. Dazu gehören Ablagesysteme von wichtigen Dokumenten, eingereichten (MWST-) Abrechnungen, Rulings usw. genauso wie z.B. eine funktionierende Lieferkette. Wenn dann der/die Neue mangels Kenntnis der Prozesse «einfach mal was macht», ohne sämtliche (steuerlichen) Auswirkungen des Vorgehens im Detail zu kennen, dann könnte es riskant werden. Zudem ist eine Steuerrevision ohne vollständig vorhandene Unterlagen auch eher unangenehm und nach einem (kosten-) intensiven, komplexen und zeitraubenden Aufarbeitsungsprozess vermehrt mit Aufrechnungen verbunden.
Welche Prozesse sollen definiert werden?
Natürlich ist es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, welche Prozesse definiert und festgehalten werden sollten, da einerseits die externen Liefer- und Dienstleistungsketten je Gesellschaft anders aussehen und andererseits interne Abläufe vom Personalbestand, Verantwortlichkeitsbereich usw. abhängen. Essentiell ist hierbei jedoch die Einhaltung sämtlicher für das Unternehmen geltenden (steuerlichen) Regelungen: Welche Tätigkeit muss wann von wem ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen?
Folgende Punkte können definiert und festgehalten werden:
Unternehmens- bzw. Organisationsstruktur
Zuständigkeiten für welche Steuerarten
Zuständigkeit für die Einhaltung der Fristen
Nötige Schritte bis zur Einreichung einer Deklaration (Datenbeschaffung, Entwurf, Review und Freigabe)
Ablage der Unterlagen (elektronisch und/oder physisch; wo?)
Welche Personen müssen nach Einreichung einer Deklaration informiert werden, um mit weiteren Prozessen (z.B. Zahlungsläufe und Verbuchung) fortfahren zu können?
Wie wird sichergestellt, dass Informationen zu neuen gesetzlichen Regelungen nicht übersehen werden?
Prozesse sind an sich nicht auf den Steuerbereich einzuschränken. Im Bereich Mehrwertsteuer und Zollrecht sind Prozesse jedoch von grosser Bedeutung. Anstehende Revisionen können mit niedrigem Kosten- und Zeitaufwand vorbereitet und im Anschluss durchgeführt werden.
Lieferketten aus Sicht der Mehrwertsteuer
Unternehmen hinterfragen oft gar nicht mehr ihre eigenen Transaktionen. Teilweise ist ihnen nicht einmal bewusst, welche Länder eigentlich bei ihren Käufen und Verkäufen involviert sind. Dies ist mit Risiken verbunden: Wenn man bedenkt, dass der MWST-Durchschnittssatz in der EU bei ca. 22% liegt, dann kann man sich ausrechenen, wieviel Geld bei einer inkorrekten Abwicklung der Transaktionen betroffen sein kann.
In den meisten Fällen werden Waren nicht nur von einer an die andere Partei verkauft, sondern werden erfahrungsgemäss via weitere Parteien dazwischen veräussert, wobei aber die Ware meist direkt von der ersten zur letzten Partei geliefert wird. Bei solchen Reihengeschäften sind die MWST-Implikationen sämtlicher Beteiligter zu prüfen und zu kennen – optimalerweise bevor die Lieferung stattfindet. Parteien ausserhalb der EU sehen sich plötzlich mit MWST-Registrierungen und Zusatzkosten konfrontiert, mit denen sie nicht gerechnet haben. Aber auch allfällige Steuerbefreiungen sind als solche mehrwertsteuerlich zu deklarieren und korrekt zu dokumentieren.
Leider werden in grösseren Unternehmen die Steuerverwantwortlichen nur selten oder zu spät darüber informiert, welche Verkäufe die Vertriebsabteilung eben wieder durchführen konnte. Dies führt zu hohen Risiken aus mehrwertsteuerlicher Sicht. Das Abbilden und Zuordnen sämtlicher Unternehemnstransaktionen ist also enorm wichtig. Nur dann könenn die Steuerverantwortlichen die Fäden in der Hand behalten. Basierend auf einem sog. Transaction Mapping können die mehrwertsteuerlichen und zollrechtlichen Folgen evaluiert, Risiken reduziert und Möglichkeiten eruiert werden. Diesbezüglich können dann insbesondere auch folgende Fragen beantwortet werden:
Sind sämtliche vorhandenen MWST-Registrierungen wirklich noch nötig?
Müssen weitere MWST-Registrierungen vorgenommen werden?
Werden alle Möglichkeiten genutzt, die ein Staat aus indirektsteuerlicher Perspektive dem Unternehmen offeriert?
Können allenfalls Zollabgaben vermieden werden?
Werden die Waren zollrechtlich korrekt deklariert und mehrwertsteuerlich richtig abgerechnet?
Die Prozesse sind aufgesetzt - und nun?
Die festgelegten Prozesse werden implementiert und sollten natürlich eingehalten werden. Jedoch befindet sich ein Unternehmen stets im Wandel und in einer Weiterentwicklung. Deshalb ist es wichtig, dass die Prozesse regelmässig evaluiert und angepasst werden, um die Effizienz, Transparanz und Qualität der festgehaltenen Abläufe zu erhöhen.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Evaluierung, Implementierung und Optimierung von mehrwertsteuerlichen und zollrechtlichen Prozessen, um eine erfolgreichere Unternehmensführung zu realisieren.
With best regards from your VAT/Customs team
Mónika Molnár Florian Hanslik Anita Machin